Guide de bonnes pratiques pour tester une démarche

Tester une démarche est nécessaire avant toute publication. En effet, il s'agit d'une étape essentielle pour déployer un formulaire de qualité, cela permet notamment de :

• corriger les erreurs de votre formulaire et de le transmettre à votre délégué à la protection des données
• vérifier que le processus d'instruction envisagé correspond à vos besoins ainsi que toutes les fonctionnalités associées ( e-mails automatiques, attestations, annotations privées, etc.)
• préparer votre service et vos usagers à l'utilisation de demarches-simplifiees.fr

Le test d'une démarche se déroule en trois étapes :

1. le test de la partie usager (dépôt de dossiers)
2. le test de la partie instructeur (instruction du dossier)
3. le test des fonctionnalités secondaires

Vous pouvez faire tester la partie usager (étape 1) et instructeur (étape 2) par des collaborateurs. Cependant, nous vous recommandons fortement de les tester vous-même une première fois. 

Vous pouvez effectuer toutes les modifications que vous souhaitez sur votre démarche pendant cette phase de test.

Bien évidemment, avant de tester la démarche, il faut l'avoir créé. Pour cela , vous pouvez vous aider de notre guide de la dématérialisation réussie via demarches-simplifiees.fr . Vous pouvez également consulter la FAQ " Comment créer une nouvelle démarche".

Étape 1 : déposer un dossier de test côté usager

Vous devez commencer par cette étape afin de tester le parcours d'un usager pour déposer un dossier. De plus, sans dossier déposé, vous ne pourrez pas tester les fonctionnalités relatives à l'instruction. 

Pour tester votre démarche, deux choix s'offrent à vous :

• Vous pouvez récupérer le lien test de votre démarche depuis votre interface administrateur. Celui-ci se trouve en dessous de l'intitulé de votre démarche :

Cliquez ensuite sur le lien URL et commencer à compléter votre dossier en cliquant sur le bouton "commencer la démarche" :

Après avoir complété votre dossier ainsi que les fonctionnalités dédiées à l'interface usagers (invitation à compléter un dossier, messagerie du dossier ), pensez à bien cliquer sur le bouton "déposer le dossier " situé en bas de l'écran :

Une fois votre dossier de test déposé, un message de confirmation de dépôt sera affiché :

• Vous pouvez également tester la démarche en cliquant sur le bouton "tester la démarche" depuis le tableau de bord de votre démarche :

Étape 2 : instruire le dossier de test

Vous avez déposé à l'étape précédente un premier dossier. Rendez-vous désormais dans la partie instructeur.

Pour passer en instructeur, vous pouvez cliquant sur le lien suivant : https://www.demarches-simplifiees.fr/procedures ou cliquer sur votre adresse mail située en haut à droite de votre interface puis "passer en instructeur" comme ci-dessous :

⚠️Vous devez être instructeur de la démarche pour accéder aux dossiers déposés. Par défaut, en tant que créateur de la démarche ( administrateur), vous êtes instructeur de celle-ci. Si vous ne  testez pas vous-même cette partie, il faut ajouter votre collaborateur en tant qu'instructeur. 

Vous arrivez alors sur l'interface instructeur. Il vous suffit de cliquer sur le bouton "en test" puis vous devriez voir le nom de votre démarche avec un dossier "à suivre" . 

Après avoir cliqué sur "à suivre", vous pouvez commencer à tester la partie instruction de dossier :

Voici le tutoriel pour instruire un dossier en tant qu'instructeur : https://doc.demarches-simplifiees.fr/tutoriels/tutoriel-instructeur

Étape 3 : fonctionnalités secondaires

Vous pourrez ici tester différents éléments secondaires : 

• Demande d'avis externe (partie instruction) . Pour plus d'information, vous pouvez consulter notre tutoriel expert invité
• Vérifiez les e-mails d'accusé de réception, de passage en instruction, d'acceptation, de refus et de classement sans suite (partie usager)
• Testez la partie "messagerie du dossier" en envoyant un message à l'usager. Si vous souhaitez anonymiser l'adresse mail des instructeurs dans la messagerie, vous pouvez nous contacter à l'adresse contact@demarches-simplifiees.fr
• Si l'attestation automatique d'acceptation et la partie annotations privées ont été paramétrées, vérifiez qu'il n'y a pas d'erreur

En cas d'erreur et/ou en fonction des retours de vos collègues suite à la phase de test, vous pouvez modifier la démarche depuis votre profil administrateur. ⚠️ Attention, suite aux modifications, tous les dossiers seront supprimés.

Fin du test : passage en production

Après avoir testé votre démarche, vous pouvez la publier en cliquant sur le bouton "publier" situé en haut à droite du tableau de bord administrateur de la démarche.

Vous trouverez tout d'abord , le lien du formulaire à diffuser à vos usagers afin que ces derniers accèdent à la démarche . Si besoin, vous pouvez personnaliser le lien afin de le simplifier. De plus, vous devrez également indiquer le lien vers le site internet de diffusion de la démarche.

Enfin, avant de cliquer sur le bouton "publier", vous trouverez des mentions relatives au Règlement Générale sur la Protection des Données ( RGPD) .

À ce moment, vous êtes fin prêt à publier votre démarche. Il vous suffit de cliquer sur le second bouton "publier" situé en bas de l'écran !

👏Vous voici administrateur d'une démarche publiée !

⚠️ N'oubliez pas de diffuser le lien URL vers votre démarche disponible sur votre interface.